Cách xử lý hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử

Xử lý hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử chính là bài toán nan giải mà các doanh nghiệp phải thực hiện. Nếu hủy hết số lượng hóa đơn giấy còn lại để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ gây ra sự lãng phí. Do vậy, các doanh nghiệp cũng cần phải tính toán để có thể triển khai sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hóa đơn điện tử một cách hợp lý, đảm bảo tiết kiệm chi phí, không gây lãng phí.

Giai đoạn trước ngày 01/11/2020

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 7 Thông Tư 32/2011/TT-BTC quy định: “Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in”.

hóa đơn diện tử

Như vậy, trong giai đoạn chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng song song hai hình thức hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy (cần phải đáp ứng các quy định về việc sử dụng song song hai hình thức hóa đơn). Quy định này không chỉ giải quyết được vấn đề thúc đẩy các doanh nghiệp sớm triển khai sử dụng hóa đơn điện tử mà còn giúp các doanh nghiệp giải quyết được lượng hóa đơn giấy còn sót lại của doanh nghiệp. Việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử song song cùng với hóa đơn giấy còn tạo nền tảng cho các doanh nghiệp từng bước làm quen với hình thức hóa đơn mới.

Đây cũng là lý do mà các doanh nghiệp nên sớm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử càng sớm trước thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thì càng có lợi.

Giai đoạn kể từ ngày 01/11/2020

Giai đoạn này là giai đoạn các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119 và Thông tư 68. Đồng thời, đây cũng là giai đoạn các quy định cũ về hóa đơn hết hiệu lực thi hành. Do vậy, đối với lượng hóa đơn giấy còn tồn đọng thì các doanh nghiệp cần phải tiến hành thực hiện quy trình hủy hóa đơn theo đúng quy định. 

Quyết toán thuế TNCN muộn sẽ bị phạt thế nào? 

Khi nào cần phải lập biên bản thu hồi hóa đơn?

Có thể thấy, nếu doanh nghiệp càng sớm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì càng có lợi đối với cả doanh nghiệp và việc thực hiện các thủ tục hành chính về hóa đơn. Bên cạnh đó, thực tế cho thấy, đối với các doanh nghiệp sớm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử đã nhận được rất nhiều lợi ích thiết thực mà hình thức mới này mang lại, đặc biệt là việc đáp ứng những yêu cầu thiết yếu của xã hội hiện nay, làm thỏa mãn được nhu cầu hiện tại của khách hàng.

Đối với các doanh nghiệp triển khai muộn không chỉ gặp khó khăn trong việc làm quen với hình thức hóa đơn mới, với các quy định mới về hóa đơn và việc tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để hợp tác cũng bị gấp rút. Do vậy, lời khuyên chân thành dành cho các doanh nghiệp đó chính là nên sớm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn bắt buộc theo quy định.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *