Hóa đơn điện tử là một xu hướng tất yếu của thời đại mà doanh nghiệp cần nhanh chóng hòa nhập. Tuy nhiên, do hóa đơn điện tử được áp dụng chưa lâu nên có thể sẽ có nhiều vướng mắc trong quá trình sử dụng như hóa đơn điện tử có cần bảng kê không, làm thế nào để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử in ra bằng cách nào,… Bài viết này sẽ chia sẻ cách giúp kế toán tra cứu thông tin và in hóa đơn điện tử.
1. Cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử
Khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán, khách hàng có thể tra cứu thông tin bằng những cách sau:
Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử theo link tra cứu được gửi trên Email
– Bước 1: Tiến hành mở email thông báo hóa đơn điện tử từ bên bán.
– Bước 2: Nhấn “Tra cứu hóa đơn” để kiểm tra thông tin về hóa đơn mà bên bán phát hành.
– Bước 3: Kiểm tra thật kỹ thông tin hóa đơn điện tử.
Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử theo mã
– Bước 1: Mở email thông báo hóa đơn điện tử đã được người bán gửi đến.
– Bước 2: Nhấn vào link liên kết trên email.
– Bước 3: Copy mã số tra cứu trên email.
– Bước 4: Chọn “Theo mã tra cứu hóa đơn” và dán mã số tra cứu ở trên vào ô tra cứu.
– Bước 5: Nhấn vào biểu tượng tra cứu để theo dõi thông tin về hóa đơn mà người bán phát hành sau đó kiểm tra lại những thông tin cần thiết.
Chú ý, nếu nhập mã số không chính xác quá 5 lần, kế toán sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp.
Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử theo file
– Bước 1: Mở email để nhận thông báo hóa đơn điện tử từ người bán.
– Bước 2: Nhấn vào link liên kết trên email.
– Bước 3: Tải file hóa đơn đính kèm (dưới dạng XML) về máy tính.
– Bước 4: Chọn Từ file, Chọn file, tìm đường dẫn đến file vừa tải về.
– Bước 5: Nhấn vào “Tra cứu” để hiển thị thông itn về hóa đơn điện tử mà người bán đã phát hành.
Chú ý, nếu chọn file XML không đúng định dạng quá 5 lần, kế toán sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp.
2. Cách in hóa đơn điện tử
Sau khi đã tra cứu thông tin hóa đơn điện tử thành công từ một trong những cách trên, kế toán có thể thực hiện theo những bước sau để in hóa đơn điện tử:
– Bước 1: Chọn mục xem hóa đơn, tiếp theo chọn hóa đơn cần xem.
– Bước 2: Tải hóa đơn về máy tính.
– Bước 3: Tiến hành in hóa đơn.
3. Cách lập hóa đơn điện tử
– Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
– Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
Hướng dẫn cách viết một số tiêu thức trên hóa đơn GTGT
Hóa đơn điện tử có được chuyển đổi sang hóa đơn giấy không?
Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua cách hình thức:
– Gửi trực tiếp: Người bán hàng lập hóa đơn tại hệ thống phần mềm của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo hình thức đã thỏa thuận.
– Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Người bán hàng khởi tạo hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Sau đó, tiến hành lập hóa đơn và gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán.