Hóa đơn là một chứng từ quan trọng trong mỗi giao dịch của doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp phải ghi nhận một cách đầy đủ và chính xác những tiêu thức bắt buộc có trên hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn GTGT. Ngoài việc tham khảo các quy định về hình thức thanh toán trên hóa đơn, quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử,… cách thức để viết đúng và đủ các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn GTGT là vô cùng quan trọng. Dưới đây sẽ là hướng dẫn cách viết một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn GTGT theo quy định.
1. Cách ghi “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”
Các tiêu thức này rất quan trọng nên khi viết hóa đơn kế toán phải thật cẩn thận và tuân thủ theo các quy định của pháp luật, cụ thể:
a. Đối với tên, địa chỉ của người bán, người mua
Tiêu thức này phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.
– Khi tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”… hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, có thể xác định đúng tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
– Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Đối với đơn vị trực thuộc không có mã số thuế riêng thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
– Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, bên mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin thì vẫn lập hóa đơn và ghi cụ thể “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu.
– Nếu xảy ra trường hợp hóa đơn đã lập ghi đúng mã số thuế người mua mà có sai sót về tên, địa chỉ người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Một số hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
b. Đối với mã số thuế của người bán, người mua
Bên bán cần ghi tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán chính xác.
2. Cách ghi “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”
Cách ghi tiêu thức đối với “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền” như sau:
Tiêu thức này được ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Đối với hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.
Nếu bên bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.
Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
Đối với hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm… được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Hóa đơn điện tử có được chuyển đổi sang hóa đơn giấy không?
Cách xử lý hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử
3. Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”
Trong trường hợp bên mua mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi kế toán lập hóa đơn, tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng cần ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Đối với hóa đơn lập cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.