Với số đông doanh nghiệp đang áp dụng hóa đơn điện tử hiện nay, hóa đơn điện tử có chuyển đổi sang hóa đơn giấy được không là câu hỏi không hiếm gặp ngoài những thắc mắc về cách xuất hóa đơn điện tử, cách xử lý các trường hợp sai sót khi xuất hóa đơn. Hóa đơn điện tử cần chuyển đổi thế nào để chứng từ giấy có giá trị pháp lý? Nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là gì? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết thêm thông tin nhé.
1. Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không?
– Doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy với yêu cầu là khi chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo trùng khớp chính xác về nội dung thông tin giữa hai bản hóa đơn. Điều này cũng đã được quy định tại Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
– Trường hợp hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy với mục đích dùng để lưu trữ sổ sách, theo dõi theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử thì không có hiệu lực để thực hiện giao dịch và thanh toán.
2. Nguyên tắc khi chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
– Người bán hàng hóa được chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
– Để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa, hóa đơn điện tử sẽ được sử dụng để chuyển đổi thành hóa đơn giấy nhưng phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
– Bên mua, bên bán hàng được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
3. Điều kiện để doanh nghiệp được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Căn cứ Khoản 2, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, điều kiện để tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định như sau:
– Hóa đơn chuyển đổi cần phản ánh trọn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
– Trên hóa đơn chuyển đổi yêu cầu có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
– Người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn chuyển đổi.
4. Hóa đơn điện tử chuyển sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý không?
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi:
– Thông tin trên hóa đơn, chứng từ giấy đảm bảo tính toàn vẹn như trên hóa đơn điện tử.
– Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
5. Ký hiệu riêng dùng trên hóa đơn chuyển đổi
– Có dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
– Thời gian thực hiện chuyển đổi.
– Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi.
Cách xử lý hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử
Hướng dẫn xử lý 5 lỗi thường gặp khi nộp thuế điện tử
6. Các bước chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy
– Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử.
– Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi qua hóa đơn giấy.
– Bước 3: Chọn chức năng In chuyển đổi.
– Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.